Digitale Finanzbuchaltung
Digitale Finanzbuchaltung
Zwar sind Mappen, Ordner und Dokumentablagen noch nicht vollständig aus den Büros verschwunden, es zeichnet sich aber ab, dass in Zukunft immer mehr Prozesse von der analogen in die digitale Welt, also den Computer verlagert werden. Die Vorteile, die eine digitale Verwaltung von Dokumenten, beispielsweise in der digitalen Finanzbuchhaltung bietet, sind einfach zu groß, um langfristig ignoriert zu werden. Digitale Finanzbuchhaltung ist dabei ein zentraler Aspekt für Unternehmen, denn schließlich fallen in diesem Bereich besonders viele Dokumente an. Hinzu kommt, dass auch die Behörden immer öfter auf digitale Systeme setzen und verstärkt von Unternehmen und Steuerzahlern verlangen, entsprechende Software zu benutzen.
Neben der Optimierung von Prozessen und Kosten, der Einsparung von Ressourcen wie Papier und Druckerzubehör sind auch zukünftige unternehmerische Fragen durch digitale Finanzbuchhaltung oft besser plan- und umsetzbar. So kann beispielsweise eine Unternehmensnachfolge durch digitale Finanzbuchhaltung in der Regel deutlich einfacher abgewickelt werden.
Digitale Finanzbuchhaltung als Prozess
Oft erscheint es Unternehmen in Anbetracht der Vielzahl der Prozesse und Aufgaben, die in diesem Bereich anfallen, zunächst sehr aufwändig, eine digitale Finanzbuchhaltung zu implementieren. Hier kann es hilfreich sein, nicht anzustreben, alles auf einmal umzustellen, sondern den Weg in die digitale Finanzbuchhaltung als kontinuierlichen Prozess zu betrachten. Ein erster Schritt zur digitalen Finanzbuchhaltung kann für Unternehmen darin bestehen, so viele Dokumente und Unterlagen in Papierform wie möglich in ein gängiges digitales Format – z. B. PDF zu übertragen. Zu diesen Unterlagen gehören Belege und Rechnungen, aber auch Kontoauszüge und andere wichtige Dokumente. In diesem ersten Schritt ist es von besonderem Vorteil, sich zuvor über die benötigen Software- und Hardwarevoraussetzungen Klarheit zu verschaffen. Auch die Methodik der Archivierung und Organisation sollte gut überlegt sein. So kann nach und nach die digitale Finanzbuchhaltung immer weiter umgesetzt werden.
Es versteht sich von selbst, dass die wenigsten Unternehmen ohne externe Hilfe die komplette Umstellung auf eine digitale Finanzbuchhaltung bewerkstelligen können. gm unterstützt seine Mandanten umfassend in allen Fragen der digitale Finanzbuchhaltung und bei der Implementierung und Nutzung von Programmen wie Unternehmen Online, die für die digitale Finanzbuchhaltung von zentraler Bedeutung sind. Auch Fragen der Hard- und Software, der allgemeinen Organisation sowie der digitalen Verwaltung werden hierbei berücksichtigt.